Vollständig digitaler Informationsfluss
MAPITO bündelt alle Prozessinformationen (Dokumente, Abläufe, Daten etc.) in einer Arbeitsmappe „digitalen Lauftasche“. Angepasst an Ihre Strukturen und Prozesse, strukturiert MAPITO die Informationen konsequent aus Perspektive Ihrer Geschäftsvorfälle. Sie definieren, welche Informationen Sie für verschiedene Prozesstypen verwalten möchten. Zerlegen Sie Ihre Prozesse einfach in Teilprozesse, bestimmen Sie deren Such-Finde-Kriterien und wie sie sich in Ihre Struktur einfügen. MAPITO bietet so eine einheitliche, prozessorientierte Sicht auf Ihren gesamten Informations- Dokumenten und Datenbestand.
Verschiedene Möglichkeiten zur Erfassung aller Informationen
Für das Anlegen neuer Projekte und das Sammeln relevanter Informationen haben Sie mit MAPITO zwei Möglichkeiten: Entweder formulargestützt (manuell) oder durch eine bidirektionale Schnittstelle zu anderen (z. B. kaufmännische Systeme und Datenbanken). Definieren Sie ganz einfach Pflichtfelder und abgeschlossene Aufgaben/Aktivitäten als Basis für neue Prozesse.
Status verfolgen und Prioritäten kontrollieren
Mit MAPITO behalten Sie durch „Statuskontrollen“ den Überblick über den Fortschritt einzelner Geschäftsvorfälle. Dies unterstützt die integrierte Laufzeitüberwachung. Damit haben Sie Ihre Aufgaben permanent und praktisch in Echtzeit im Griff – es gehen keine Informationen mehr verloren. Da die Daten zentral abgelegt werden, sind außerdem alle beteiligten Prozesspartner kontinuierlich über den aktuellen Geschäftsfortlauf informiert. Dafür sorgen auch automatisierte Statusmeldungen.
Termine managen und Eskalationen vorbeugen
Haben Sie schon mal einen wichtigen Abgabeschluss, eine „Deadline“ verpasst? Das passiert Ihnen garantiert nicht noch einmal mit MAPITO. Denn mit dem integrierten Benachrichtigungssystem zu Aktivitäten und Ereignissen in einem Geschäftsvorfall behalten Sie immer die Kontrolle. Auch bei komplexen Prozessen erkennt MAPITO kritische Entwicklungen, warnt Sie rechtzeitig und stellt automatisch alle wichtigen Informationen bereit.
Frei definierbare Workflows von A bis Z
Das Management von Geschäftsvorfällen- und Kundenprojekten folgt immer wiederkehrenden Abläufen: Von „A“ wie der „Anfrage“ eines Kunden über die Posteingangsbearbeitung, Bestellprozesse, Genehmigungsszenarien, Investitionsanträge, Reklamationsbearbeitung, Serviceprozesse bis „Z“ wie „Zertifikationen“ mit Verfahrensanweisungen. All diese Prozesse können mit MAPITO modelliert werden. Sie definieren die einzelnen Schritte individuell und behalten dabei den gesamten Prozess jederzeit im Blick. Dadurch ist sowohl das stringente Abwickeln von Prozessen und Teilprozessen möglich als auch die Handhabung paralleler Workflows. Personalisierte Aufgabenlisten. Alle Prozessbeteiligten erhalten automatisch beim Arbeiten mit MAPITO speziell auf Sie abgestimmte Aufgabenlisten. Diese sind gleich mit der Prozess- und Terminüberwachung verknüpft. So können alle wichtigen Informationen, die für das Bearbeiten wichtig sind, abgerufen und die passenden Applikationen (auch externe) gestartet werden. Den einzelnen Nutzern können außerdem gleich Vertreter zugeordnet werden.
Effiziente Ausführung von Aktivitäten
Alle Arbeitsmappen und Aktivitäten sind direkt in die Aufgabenlisten integriert. So können Sie beispielsweise über den in der Arbeitsmappe integrierten Dokumenten-Client in jeder Stufe der Arbeitsmappe Dokumente aufrufen, prüfen und umgehend Daten freigeben oder kommentieren. Ebenso können jederzeit weitere Dokumente in die Arbeitsmappe eingefügt werden oder die Bearbeitung von Daten automatisch übernommen oder in Subsystem gespeichert werden. Automatische Erzeugung von Protokollen und Reports. Welcher Mitarbeiter hat welchen Prozessschritt wann genau und in welcher Applikation vorgenommen? Dies protokolliert MAPITO dauerhaft und nachvollziehbar. Und das ist sehr wichtig, denn Reports und Auswertungen optimieren Ihre Geschäftsvorgänge ständig durch wertvolle Prozesskenntnisse und -informationen. Die MAPITO Exportfunktionen stellt Ihre Daten dann auch anderen Systeme zur Verfügung.
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